Функция vpr в excel

    0
    364

    Функция ВПР. Использование функции ВПР. Excel — ВПР

    September 11, 2014

    Прикладная программа Excel популярна благодаря своей доступности и простоте, так как не требует особых знаний и навыков. Табличный вид предоставления информации понятен любому пользователю, а широкий набор инструментов, включающих «Мастер функции», позволяет проводить любые манипуляции и расчеты с предоставленными данными.

    Функция vpr в excelОдной из широко известных формул Excel является вертикальный просмотр. Использование функции ВПР на первый взгляд кажется довольно сложным, но это только поначалу.

    Как работает ВПР Excel

    При работе с формулой ВПР следует учитывать, что она производит поиск искомого значения исключительно по столбцам, а не по строкам. Для применения функции требуется минимальное количество столбцов — два, максимальное отсутствует.

    Функция ВПР производит поиск заданного критерия, который может иметь любой формат (текстовый, числовой, денежный, по дате и времени и т. д.) в таблице. В случае нахождения записи она выдает (подставляет) значение, занесенное в той же строке, но с искомого столбца таблицы, то есть соответствующее заданному критерию. Если искомое значение не находится, то выдается ошибка #Н/Д (в англоязычном варианте #N/А).

    Необходимость использования

    Функция ВПР приходит на помощь оператору, когда требуется быстро найти и применить в дальнейших расчетах, анализе или прогнозе определенное значение из таблицы больших размеров. Главное при использовании данной формулы — следить, чтобы заданная область поиска была правильно выбрана. Она должна включать все записи, то есть начиная с первой по последнюю.

    Самый частый случай применения ВПР (функция Excel) — это сравнение или добавление данных, находящихся в двух таблицах, при использовании определенного критерия. Причем диапазоны поиска могут быть большими и вмещать тысячи полей, размещаться на разных листах или книгах.

    Показана функция ВПР, как пользоваться ею, как проводить расчеты, в качестве примера на рисунке выше. Здесь рассматривается таблица размеров розничных продаж в зависимости от региона и менеджера. Критерием поиска служит конкретный менеджер (его имя и фамилия), а искомым значением является сумма его продаж.

    В результате работы функции ВПР (VLOOKUP) формируется новая таблица, в которой конкретному искомому менеджеру быстро сопоставляется его сумма продаж.

    Алгоритм заполнения формулы

    Расположена формула ВПР во вкладке «Мастер функций» и разделе «Ссылки и массивы». Диалоговое окно функции имеет следующий вид:
    Функция vpr в excel

    Аргументы в формулу вносятся в порядке очереди:

    • Искомое значение — то, что должна найти функция, и вариантами которого являются значения ячейки, ее адрес, имя, заданное ей оператором. В нашем случае — это фамилия и имя менеджера.
    • Таблица — диапазон строк и столбцов, в котором ищется критерий.
    • Номер столбца — его порядковое число, в котором располагается сумма продаж, то есть результат работы формулы.
    • Интервальный просмотр. Он вмещает значение либо ЛОЖЬ, либо ИСТИНА. Причем ЛОЖЬ возвращает только точное совпадение, ИСТИНА — разрешает поиск приблизительного значения.

    Пример использования функции

    Функция ВПР пример использования может иметь следующий: при ведении дел торгового предприятия в таблицах Excel в столбце А записано наименование продукции, а в колонке В — соответствующая цена. Для составления предложения в столбце С нужно отыскать стоимость на определенный продукт, которую требуется вывести в колонке Д.

    Наглядный пример организации таблицы

    Формула, записанная в Д, будет выглядеть так: =ВПР (С1; А1:В5; 2; 0), то есть =ВПР (искомое значение; диапазон данных таблицы; порядковый номер столбца; 0). В качестве четвертого аргумента вместо 0 можно использовать ЛОЖЬ.

    Для заполнения таблицы предложения полученную формулу необходимо скопировать на весь столбец Д.

    Закрепить область рабочего диапазона данных можно при помощи абсолютных ссылок. Для этого вручную проставляются знаки $ перед буквенными и численными значениями адресов крайних левых и правых ячеек таблицы. В нашем случае формула принимает вид: =ВПР (С1; $А$1:$В$5; 2; 0).

    Ошибки при использовании

    Функция ВПР не работает, и тогда появляется сообщение в столбце вывода результата об ошибке (#N/A или #Н/Д). Это происходит в таких случаях:

    1. Формула введена, а столбец искомых критериев не заполнен (в данном случае колонка С).
    2. В столбец С внесено значение, которое отсутствует в колонке А (в диапазоне поиска данных). Для проверки наличия искомого значения следует выделить столбец критериев и во вкладке меню «Правка» — «Найти» вставить данную запись, запустить поиск. Если программа не находит его, значит оно отсутствует.
    3. Форматы ячеек колонок А и С (искомых критериев) различны, например, у одной — текстовый, а у другой — числовой. Изменить формат ячейки можно, если перейти в редактирование ячейки (F2). Такие проблемы обычно возникают при импортировании данных с других прикладных программ. Для избежания подобного рода ошибок в формулу ВПР есть возможность встраивать следующие функции: ЗНАЧЕН или ТЕКСТ. Выполнение данных алгоритмов автоматически преобразует формат ячеек.
    4. В коде функции присутствуют непечатные знаки или пробелы. Тогда следует внимательно проверить формулу на наличие ошибок ввода.
    5. Задан приблизительный поиск, то есть четвертый аргумент функции ВПР имеет значение 1 или ИСТИНА, а таблица не отсортирована по восходящему значению. В этом случае столбец искомых критериев требуется отсортировать по возрастанию.

    Причем при организации новой сводной таблицы заданные искомые критерии могут находиться в любом порядке и последовательности и не обязательно вмещаться полным списком (частичная выборка).

    Особенности использования в качестве интервального просмотра 1 или ИСТИНЫ

    Ошибка под №5 является довольно распространенной и наглядно изображена на рисунке ниже.

    Функция vpr в excel

    В данном примере список имен согласно нумерации отсортирован не по возрастанию, а по ниспадающему значению. Причем в качестве интервального просмотра использован критерий ИСТИНА (1), который сразу прерывает поиск при обнаружении значения большего, чем искомое, поэтому выдается ошибка.

    При применении 1 или ИСТИНЫ в четвертом аргументе нужно следить, чтобы столбец с искомыми критериями был отсортирован по возрастанию. При использовании 0 или ЛЖИ данная необходимость отпадает, но также отсутствует тогда возможность интервального просмотра.

    Просто следует учитывать, что особенно важно сортировать интервальные таблицы. Иначе функция ВПР будет выводить в ячейки неправильные данные.

    Другие нюансы при работе с функцией ВПР

    Для удобства работы с такой формулой можно озаглавить диапазон таблицы, в которой проводится поиск (второй аргумент), как это показано на рисунке.

    Функция vpr в excel

    В данном случае область таблицы продаж озаглавлена. Для этого выделяется таблица, за исключением заголовков столбцов, и в поле имени (слева под панелью вкладок) присваивается ей название.

    Другой вариант — озаглавить — подразумевает выделение диапазона данных, потом переход в меню «Вставка»- «Имя»- «Присвоить».

    Для того чтобы использовать данные, размещенные на другом листе рабочей книги, при помощи функции ВПР, необходимо во втором аргументе формулы прописать расположение диапазона данных. Например, =ВПР (А1; Лист2!$А$1:$В$5; 2; 0), где Лист2! — является ссылкой на требуемый лист книги, а $А$1:$В$5 — адрес диапазона поиска данных.

    Пример организации учебного процесса с ВПР

    Довольно удобно в Excel ВПР-функцию применять не только фирмам, занимающимся торговлей, но и учебным учреждениям для оптимизации процесса сопоставления учеников (студентов) с их оценками. Примеры данных задач показаны на рисунках ниже.

    Существуют две таблицы со списками студентов. Одна с их оценками, вторая указывает возраст. Необходимо сопоставить обе таблицы так, чтобы наравне с возрастом учащихся выводились и их оценки, то есть ввести дополнительный столбец во втором списке.

    Функция vpr в excel

    Функция ВПР отлично справляется с решением данной задачи. В столбце G под заголовком «Оценки» записывается соответствующая формула: =ВПР (Е4, В3:С13, 2, 0). Ее нужно скопировать на всю колонку таблицы.

    Функция vpr в excel

    В результате выполнения функция ВПР выдаст оценки, полученные определенными студентами.

    Пример организации поисковой системы с ВПР

    Еще один пример применения функции ВПР — это организация поисковой системы, когда в базе данных согласно заданному критерию следует найти соответствующее ему значение. Так, на рисунке показан список с кличками животных и их принадлежность к определенному виду.

    Функция vpr в excel

    При помощи ВПР создается новая таблица, в которой легко найти по кличке животного его вид. Актуальны подобные поисковые системы при работе с большими списками. Для того чтобы вручную не пересматривать все записи, можно быстро воспользоваться поиском и получить требуемый результат.

    Функция vpr в excel

    7 частей тела, которые не следует трогать руками Думайте о своем теле, как о храме: вы можете его использовать, но есть некоторые священные места, которые нельзя трогать руками. Исследования показыва.

    Функция vpr в excel

    10 очаровательных звездных детей, которые сегодня выглядят совсем иначе Время летит, и однажды маленькие знаменитости становятся взрослыми личностями, которых уже не узнать. Миловидные мальчишки и девчонки превращаются в с.

    Функция vpr в excel

    13 признаков, что у вас самый лучший муж Мужья – это воистину великие люди. Как жаль, что хорошие супруги не растут на деревьях. Если ваша вторая половинка делает эти 13 вещей, то вы можете с.

    Функция vpr в excel

    Что форма носа может сказать о вашей личности? Многие эксперты считают, что, посмотрев на нос, можно многое сказать о личности человека. Поэтому при первой встрече обратите внимание на нос незнаком.

    Функция vpr в excel

    20 фото кошек, сделанных в правильный момент Кошки — удивительные создания, и об этом, пожалуй, знает каждый. А еще они невероятно фотогеничны и всегда умеют оказаться в правильное время в правил.

    Функция vpr в excel

    Каково быть девственницей в 30 лет? Каково, интересно, женщинам, которые не занимались сексом практически до достижения среднего возраста.

    Функция ВПР в Excel для чайников и не только

    Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.

    Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.

    Как пользоваться функцией ВПР в Excel

    Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.

    Функция vpr в excel

    Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.

    Функция vpr в excel

    Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.

    1. Приведем первую таблицу в нужный нам вид. Добавим столбцы «Цена» и «Стоимость/Сумма». Установим денежный формат для новых ячеек.
    2. Выделяем первую ячейку в столбце «Цена». В нашем примере – D2. Вызываем «Мастер функций» с помощью кнопки «fx» (в начале строки формул) или нажав комбинацию горячих клавиш SHIFT+F3. В категории «Ссылки и массивы» находим функцию ВПР и жмем ОК. Данную функцию можно вызвать перейдя по закладке «Формулы» и выбрать из выпадающего списка «Ссылки и массивы». Функция vpr в excel
    3. Откроется окно с аргументами функции. В поле «Искомое значение» — диапазон данных первого столбца из таблицы с количеством поступивших материалов. Это те значения, которые Excel должен найти во второй таблице. Функция vpr в excel
    4. Следующий аргумент – «Таблица». Это наш прайс-лист. Ставим курсор в поле аргумента. Переходим на лист с ценами. Выделяем диапазон с наименованием материалов и ценами. Показываем, какие значения функция должна сопоставить. Функция vpr в excel
    5. Чтобы Excel ссылался непосредственно на эти данные, ссылку нужно зафиксировать. Выделяем значение поля «Таблица» и нажимаем F4. Появляется значок $. Функция vpr в excel
    6. В поле аргумента «Номер столбца» ставим цифру «2». Здесь находятся данные, которые нужно «подтянуть» в первую таблицу. «Интервальный просмотр» — ЛОЖЬ. Т.к. нам нужны точные, а не приблизительные значения.

    Функция vpr в excel

    Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.

    Функция vpr в excel

    Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.

    Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».

    1. Выделяем столбец со вставленными ценами.
    2. Правая кнопка мыши – «Копировать».
    3. Не снимая выделения, правая кнопка мыши – «Специальная вставка».
    4. Поставить галочку напротив «Значения». ОК.

    Функция vpr в excel

    Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.

    Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР

    Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.

    Функция vpr в excel

    1. В старом прайсе делаем столбец «Новая цена». Функция vpr в excel
    2. Выделяем первую ячейку и выбираем функцию ВПР. Задаем аргументы (см. выше). Для нашего примера. Это значит, что нужно взять наименование материала из диапазона А2:А15, посмотреть его в «Новом прайсе» в столбце А. Затем взять данные из второго столбца нового прайса (новую цену) и подставить их в ячейку С2.

    Функция vpr в excel

    Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.

    Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

    До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.

    Таблица для примера:

    Функция vpr в excel

    Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.

    Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.

    1. Добавляем в таблицу крайний левый столбец (важно!), объединив «Поставщиков» и «Материалы». Функция vpr в excel
    2. Таким же образом объединяем искомые критерии запроса: Функция vpr в excel
    3. Теперь ставим курсор в нужном месте и задаем аргументы для функции. Excel находит нужную цену.

    Функция vpr в excel

    Рассмотрим формулу детально:

    Функция ВПР и выпадающий список

    Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.

    Сначала сделаем раскрывающийся список:

    1. Ставим курсор в ячейку Е8, где и будет этот список.
    2. Заходим на вкладку «Данные». Меню «Проверка данных». Функция vpr в excel
    3. Выбираем тип данных – «Список». Источник – диапазон с наименованиями материалов. Функция vpr в excel
    4. Когда нажмем ОК – сформируется выпадающий список.

    Функция vpr в excel

    Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).

    1. Открываем «Мастер функций» и выбираем ВПР.
    2. Первый аргумент – «Искомое значение» — ячейка с выпадающим списком. Таблица – диапазон с названиями материалов и ценами. Столбец, соответственно, 2. Функция приобрела следующий вид.
    3. Нажимаем ВВОД и наслаждаемся результатом.

    Функция vpr в excel

    Изменяем материал – меняется цена:

    Функция vpr в excel

    Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.

    Спасаемся от рутинной работы посредством функции ВПР в Excel

    Наверняка многим активным пользователям табличного редактора Excel периодически приходилось сталкиваться с ситуациями, в которых возникала необходимость подставить значения из одной таблицы в другую. Вот представьте, на ваш склад зашёл некий товар. В нашем распоряжении имеется два файла: один с перечнем наименований полученного товара, второй — прайс-лист этого самого товара. Открыв прайс-лист, мы обнаруживаем, что позиций в нём больше и расположены они не в той последовательности, что в файле с перечнем наименований. Вряд ли кому-то из нас понравится идея сверить оба файла и перенести цены из одного документа в другой вручную. Разумеется, в случае, когда речь идёт о 5–10 позициях, механическое внесение данных вполне возможно, но что делать, если число наименований переваливает за 1000? В таком случае справиться с монотонной работой нам поможет Excel и его волшебная функция ВПР (или vlookup, если речь идёт об англоязычной версии программы).

    Функция vpr в excel

    ВПР позволяет работать с большими таблицами, перенося данные из одной в другую

    Что такое ВПР и как ею пользоваться?

    Итак, в начале нашей работы по преобразованию данных из одной таблицы в другую будет уместным сделать небольшой обзор функции ВПР. Как вы, наверное, уже успели понять, vlookup позволяет переносить данные из одной таблицы в другую, заполняя тем самым необходимые нам ячейки автоматически. Для того чтобы функция ВПР работала корректно, обратите внимание на наличие в заголовках вашей таблицы объединённых ячеек. Если таковые имеются, вам необходимо будет их разбить.

    Функция vpr в excel

    Допустим, нам необходимо заполнить «Таблицу заказов» данными из «Прайс листа»

    Итак, перед нами стоит задача — перенести цены имеющихся товаров в таблицу с их наименованиями и рассчитать общую стоимость каждого товара. Чтобы это сделать, нам предстоит выполнить следующий алгоритм:

    1. Для начала приведите таблицу Excel в необходимый вам вид. Добавьте к заготовленной матрице данных два столбца с названиями «Цена» и «Стоимость». Выберите для ячеек, находящихся в диапазоне новообразовавшихся столбцов, денежный формат.
    2. Теперь активируйте первую ячейку в блоке «Цена» и вызовите «Мастер функций». Сделать это можно, нажав на кнопку «fx», расположенную перед строкой формул, или зажав комбинацию клавиш «Shift+F3». В открывшемся диалоговом окне отыщите категорию «Ссылки и массивы». Здесь нас не интересует ничего кроме функции ВПР. Выберите её и нажмите «ОК». Кстати, следует сказать, что функция VLOOKUP может быть вызвана через вкладку «Формулы», в выпадающем списке которой также находится категория «Ссылки и массивы».
    3. После активации ВПР перед вами откроется окно с перечнем аргументов выбранной вами функции. В поле «Искомое значение» вам потребуется внести диапазон данных, содержащийся в первом столбце таблицы с перечнем поступивших товаров и их количеством. То есть вам нужно сказать Excel, что именно ему следует найти во второй таблице и перенести в первую.
    4. После того как первый аргумент обозначен, можно переходить ко второму. В нашем случае в роли второго аргумента выступает таблица с прайсом. Установите курсор мыши в поле аргумента и переместитесь в лист с перечнем цен. Вручную выделите диапазон с ячейками, находящимися в области столбцов с наименованиями товарной продукции и их ценой. Укажите Excel, какие именно значения необходимо сопоставить функции VLOOKUP.
    5. Для того чтобы Excel не путался и ссылался на нужные вам данные, важно зафиксировать заданную ему ссылку. Чтобы сделать это, выделите в поле «Таблица» требуемые значения и нажмите клавишу F4. Если всё выполнено верно, на экране должен появиться знак $.
    6. Теперь мы переходим к полю аргумента «Номер страницы » и задаём ему значения «2». В этом блоке находятся все данные, которые требуется отправить в нашу рабочую таблицу, а потому важно присвоить «Интервальному просмотру» ложное значение (устанавливаем позицию «ЛОЖЬ»). Это необходимо для того, чтобы функция ВПР работала только с точными значениями и не округляла их.

    Функция vpr в excel

    Внесите формулу для первого столбца

    Теперь, когда все необходимые действия выполнены, нам остаётся лишь подтвердить их нажатием кнопки «ОК». Как только в первой ячейке изменятся данные, нам нужно будет применить функцию ВПР ко всему Excel документу. Для этого достаточно размножить VLOOKUP по всему столбцу «Цена». Сделать это можно при помощи перетягивания правого нижнего уголка ячейки с изменённым значением до самого низа столбца. Если все получилось, и данные изменились так, как нам было необходимо, мы можем приступить к расчёту общей стоимости наших товаров. Для выполнения этого действия нам необходимо найти произведение двух столбцов — «Количества» и «Цены». Поскольку в Excel заложены все математические формулы, расчёт можно предоставить «Строке формул», воспользовавшись уже знакомым нам значком «fx».

    Важный момент

    Казалось бы, всё готово и с нашей задачей VLOOKUP справилась, но не тут-то было. Дело в том, что в столбце «Цена» по-прежнему остаётся активной функция ВПР, свидетельством этого факта является отображение последней в строке формул. То есть обе наши таблицы остаются связанными одна с другой. Такой тандем может привести к тому, что при изменении данных в таблице с прайсом, изменится и информация, содержащаяся в нашем рабочем файле с перечнем товаров.

    Подобной ситуации лучше избежать посредством разделения двух таблиц. Чтобы это сделать, нам необходимо выделить ячейки, находящиеся в диапазоне столбца «Цена», и щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши. В открывшемся окошке выберите и активируйте опцию «Копировать». После этого, не снимая выделения с выбранной области ячеек, вновь нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Специальная вставка».

    Активация этой опции приведёт к открытию на вашем экране диалогового окна, в котором вам нужно будет поставить флажок рядом с категорией «Значение». Подтвердите совершённое вами действия, кликнув на кнопку «ОК».

    Возвращаемся к нашей строке формул и проверяем наличие в столбце «Цена» активной функции VLOOKUP. Если на месте формулы вы видите просто числовые значения, значит, всё получилось, и функция ВПР отключена. То есть связь между двумя файлами Excel разорвана, а угроза незапланированного изменения или удаления прикреплённых из таблицы с прайсом данных нет. Теперь вы можете смело пользоваться табличным документом и не волноваться, что будет, если «Прайс-лист» окажется закрыт или перемещён в другое место.

    Функция vpr в excel

    Потяните маркер в правом нижнем углу ячейки для применения формулы ко всей таблице

    Как сравнить две таблицы в Excel?

    При помощи функции ВПР вы сможете в считанные секунды сопоставить несколько различных значений, чтобы, к примеру, сравнить, как изменились цены на имеющийся товар. Чтобы сделать это, нужно прописать VLOOKUP в пустом столбце и сослать функцию на изменившиеся значения, которые находятся в другой таблице. Лучше всего, если столбец «Новая цена» будет расположен сразу за столбцом «Цена». Такое решение позволит вам сделать изменения прайса более наглядными для сравнения.

    Возможность работы с несколькими условиями

    Ещё одним несомненным достоинством функции VLOOKUP является его способность работать с несколькими параметрами, присущими вашему товару. Чтобы найти товар по двум или более характеристикам, необходимо:

    1. Создать два (или, при необходимости, более) условий для поиска.
    2. Добавить новый столбец. в который в процессе работы функции добавятся все прочие столбцы, по которым происходит поиск товара.
    3. В полученном столбце, по вышеописанному алгоритму, вводим уже знакомую нам формулу функции VLOOKUP.

    В заключение стоит сказать, что поддержание Excel такой функции, как ВПР, значительно упрощает работу с табличной информацией. Не бойтесь использовать VLOOKUP в работе с огромным количеством данных, ведь как бы они не были оформлены, принцип работы функции всегда один и тот же. Всё, что вам необходимо сделать — правильно определить её аргументы.

    Источники: http://fb.ru/article/151467/funktsiya-vpr-ispolzovanie-funktsii-vpr-excel—vpr, http://exceltable.com/funkcii-excel/funkciya-vpr-v-excel, http://nastroyvse.ru/programs/review/funkciya-vpr-vlookup-v-excel.html

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here